Objectif

Cet article vous aide à définir votre gouvernance de la donnée avant de créer vos profils et vos utilisateurs : qui consulte, qui modifie, quelles données et sur quel patrimoine.

À quoi ça sert concrètement

Former des utilisateurs dont le rôle dans GET n'est pas encore défini est la première cause d'un démarrage difficile. En définissant les rôles d'abord, vous paramétrez GET une seule fois, et vos équipes savent dès la formation ce qu'on attend d'elles.

Quand l'utiliser

• Pendant votre déploiement, avant la formation de vos utilisateurs.
• Quand une nouvelle équipe ou un prestataire doit accéder à GET.

Les 3 niveaux de réglage des accès

⚠️ Règle clé : le périmètre prime sur les droits. Un patrimoine hors périmètre est invisible, quels que soient les droits du profil.

Étapes

1. Réunissez votre comité de pilotage et répondez à 6 questions

• Quels groupes d'utilisateurs ? Les rôles métier qui utiliseront GET.
• Que doit modifier chaque groupe ? Quels composants et caractéristiques.
• Quelles données sont sensibles ? Celles à garder en consultation seule (ex. données issues de votre ERP).
• Qui est propriétaire de chaque donnée ? Le référent qui la valide.
• Quel périmètre ? Par responsable de site, par agence, ou tout le patrimoine ?
• Quels cas particuliers ? Remplacements, astreintes, prestataires externes…

2. Remplissez la cartographie des rôles

Une ligne par rôle métier, avec : le nombre de personnes, les menus visibles, les composants à modifier, le périmètre, le mode de connexion (SSO ou mot de passe) et, en SSO, l'ID du groupe Microsoft.

3. Traduisez chaque rôle en profil GET

Partez des 4 profils par défaut (Administration, Contributeur Général, Contributeur Campagne, API), puis modifiez-les ou créez-en de nouveaux.

4. Si vous êtes en SSO Microsoft, transmettez les ID de groupes

Chaque profil correspond à un groupe Microsoft. Envoyez l'ID de chaque groupe à votre interlocuteur GET, sinon les utilisateurs concernés sont désactivés lors de la synchronisation quotidienne. Voir l'article « 5. Créer ou modifier un utilisateur ».

5. Créez ou importez vos utilisateurs, puis rattachez leurs patrimoines

Un par un depuis Administration › Utilisateurs, ou en masse par import Excel.

Bonnes pratiques

• Commencez simple : quelques profils aux droits larges, puis affinez avec l'usage.
• Pour partager la connaissance, laissez tout le patrimoine visible et limitez plutôt la modification, par profil et par composant. La case « Afficher mes patrimoines » sert de filtre rapide.
• Gardez en consultation seule les données qui viennent d'un autre logiciel (ERP, API).
• Créez des profils métier explicites (« Responsable de site », « Ascensoriste ») plutôt que des profils au nom d'une personne.
• Une même personne peut avoir plusieurs profils : ses droits s'additionnent (ex. responsable de son site et contributeur de campagne).

Erreurs fréquentes / points de vigilance

• Restreindre le périmètre pour « simplifier l'écran » : l'utilisateur ne voit plus du tout le reste du patrimoine (gênant pour les remplacements). Préférez « Afficher mes patrimoines ».
• Créer un profil en SSO sans transmettre l'ID du groupe : les utilisateurs sont désactivés à la synchronisation quotidienne.
• Former avant d'avoir défini les rôles : les utilisateurs ne savent pas ce qu'on attend d'eux dans GET.

Questions fréquentes

Peut-on tout voir en lecture et ne modifier que son territoire ?
Pas encore : les droits de modification se règlent par profil et par composant, pas par patrimoine. Ce besoin est identifié et à l'étude.

Un utilisateur peut-il avoir plusieurs profils ?
Oui, et leurs droits s'additionnent.

Comment donner accès à un prestataire externe ?
Créez-lui un profil dédié (limité à ses composants) et un compte en connexion par mot de passe GET, même si votre organisation est en SSO.

Peut-on séparer le droit de créer et celui de supprimer un composant ?
Pas encore : aujourd'hui, qui peut créer un composant peut aussi le supprimer.