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• Astuces Excel
• Vocabulaire utilisé dans GET

A quoi servent les campagnes de collecte ?

Une fois que votre environnement est paramétré et que toutes les données que vous possédiez déjà sont importées sur GET, il faut maintenant aller chercher celles que vous n’avez pas.

En effet, la mesure principal sur GET concerne le taux de remplissage de vos composants sur l’ensemble de vos patrimoines. C’est la donnée que vous voyez apparaître dans le menu “Consulter et Enrichir” à la droite de chacun de vos patrimoines :

Pour vous permettre de collecter les données manquantes, nous avons créé le menu “Campagnes collecte” grâce auquel vous allez pouvoir organiser des campagnes à des dates précises, sur des composants précis et adressées à des personnes précises.

A/ Créer une campagne de collecte

1. Aller dans le menu “Campagnes collecte”

2. Cliquer sur “Créer nouvelle campagne”

 3. Voici la page sur laquelle vous tombez : 

Voici la signification et la consigne concernant les champs à renseigner :

Etape 1 - Nom de la collecte :

• “Nom collecte”: nom de la nouvelle collecte.
• “Nom organisateur” : nom de la personne à l’origine de l’organisation de la collecte.
• “Date début” : date à laquelle vous souhaitez que la collecte débute.
• “Date fin”: date à laquelle vous souhaitez que la collecte prenne fin.
• “Commentaire”: possibilité d’ajouter un commentaire.

Etape 2 - Liste des données à collecter :

Il s’agit ici de sélectionner les données que vous souhaitez collecter. Pour cela, cliquer sur le bouton : “Sélectionner données”.

Vous allez ensuite arriver sur la page suivante qui va vous permettre de sélectionner les données des composants que vous souhaitez collecter : 

En cliquant sur les flèches noires, la liste des caractéristiques composant associées à votre composant va se dérouler : 

Ainsi, vous avez la possibilité de sélectionner que quelques caractéristiques à collecter.

Par exemple, ci dessous, nous avons sélectionner 4 données à collecter en tout dont le “Nombre” et le “Type” pour les Abris ainsi que l”Etat” et le “Nombre“ pour les Balcons.

Il suffira ensuite de valider votre sélection en cliquant sur le bouton suivant : 

Etape 3 - Territoires & sites :

Il s’agit ici de sélectionner les patrimoines sur lesquels vous souhaitez collecter vos données. Pour cela, cliquer sur le bouton : “Sélectionner territoires & sites”.

Vous allez ensuite arriver sur la page suivante qui va vous permettre de sélectionner les patrimoines concernés par votre collecte : 

Ici, vous avez la possibilité de créer plusieurs filtres pour vous aider dans la sélection de vos patrimoines.

• Par territoires : Par exemple, ici seuls les territoires “Agence Est” et “Agence Ouest” ont été sélectionnés en cliquant dans la colonne “Sélection” dans leur case respective :

• Par colonne : en cliquant en bas à droite de chaque colonne (”Réf.”, “Commune”, “CP” ou “Adresse”), vous allez pouvoir sélectionner les infos qui vous intéressent pour filtrer les patrimoines voulus. 

• Par caractéristiques patrimoine résidence : pour voir apparaître les caractéristiques patrimoine de vos résidences, il faut cliquer sur la flèche allant vers la droite dans la cellule “Caractéristiques” : 

Les caractéristiques patrimoine de vos résidences vont ensuite apparaître : 

Vous pourrez ensuite cliquer sur la colonne qui vous intéresse pour filtrer vos patrimoines grâce à vos données patrimoine. 

Par exemple, ici, seules les copropriétés sont affichées :

Pour les sélectionner, il faut aller tout à droite et sélectionner les patrimoines en cliquant dans la case sous la colonne “sélection”: 

Enfin, je valide ma sélection en cliquant sur le bouton suivant :

Etape 4 - Responsable de collecte :

Il s’agit ici de sélectionner les personnes qui devront collecter les données sur les patrimoines choisis. Pour cela, cliquer sur le bouton : “Sélectionner responsables”.

Vous allez arriver sur la page suivante qui va vous permettre de sélectionner les personnes responsables de la collecte :

Par défaut, les responsables s’affichant en premier sont ceux qui ont été rattachés aux patrimoines sélectionnés au préalable (la case “Utilisateurs rattachés aux patrimoines sélectionnés” est cochée) :

Pour rattacher vos utilisateurs à des patrimoines particuliers, rendez-vous à la fiche suivante : 8. Associer une liste de patrimoines définie à un utilisateur

Pour avoir accès à tous les utilisateurs entrés sur GET, il vous suffit de décocher la même case : 

Comme pour les étapes précédentes, il est possible de filtrer les utilisateurs par les colonnes existantes. Ici, on peut filtrer les personnes par profil : 

Il faudra ensuite les sélectionner dans la colonne “Sélection”: 

Puis valider votre sélection en cliquant sur le bouton suivant : 

Une fois que votre campagne est créée, vous pouvez voir que tous les boutons des étapes sont devenus jaunes. Il suffit ensuite de cliquer sur “Enregistrer” pour finaliser la création de votre    collecte : 

Votre nouvelle collecte est maintenant créée, vous pouvez la voir apparaître dans la liste de l’ensemble de vos collectes et suivre son avancement : 

B/ Notifier ou relancer les responsables de collecte

Une fois votre collecte créée, vous avez la possibilité de notifier ou de relancer les responsables qu’une nouvelle collecte vient de commencer et/ou les relancer sur une collecte déjà commencée.

Pour cela, voici la marche à suivre :

1. Une fois dans le menu “Campagnes collecte”, vous retrouvez toutes vos collectes, dont la dernière créée dans le A/ “Test”. Pour pouvoir notifier les responsables de cette campagne, cliquez sur la dernière icône "Suivre la campagne" que vous voyez en passant votre souris sur la collecte "Test":

2. On retombe sur la page suivante, nous permettant de suivre l'avancement actuel de la collecte par nos responsables désignés :

4. Pour sélectionner les personnes à qui vous souhaitez envoyer un mail, cochez la première case puis cliquer sur “Envoyer email”:

5. Choisissez ensuite le type de mail que vous souhaitez envoyer :

• Soit un mail d’invitation
• Soit un mail de relance

Voici l'email d'invitation reçu par vos utilisateurs : 

Voici l'email de relance reçu par vos utilisateurs :

C/ Désactiver, Modifier, Supprimer, et Suivre une campagne de collecte

Une fois votre collecte créée, vous pouvez suivre son avancement, la modifier ou la supprimer. Voici comment procéder :

Une fois dans le menu “Campagnes collecte”, vous retrouvez toutes vos collectes, dont la dernière créée dans le A/ “Test”. Pour pouvoir accéder à toutes les options énoncées précédemment, placez votre souris sur la collecte qui vous intéresse et vous verrez apparaître 4 icônes :

a. Désactiver une campagne de collecte 

Pour supprimer une campagne, il faut cliquer sur l'icône la plus à gauche. Cette fonction est représentée par un œil. 

Une fois que vous aurez cliqué dessus, la collecte ne sera pas supprimée mais simplement désactivée. Cela signifie que vous pourrez toujours la consulter mais vos utilisateurs n'y auront plus accès.

Pour continuer à consulter les collectes désactivées, voici la marche à suivre : 

Lorsque vous arrivez sur le menu "Campagne de collecte", vous aurez la possibilité de cliquer sur le bouton "Afficher campagnes désactivées" : 

Une fois cliqué dessus, vous retrouverez toutes vos campagnes désactivées :

Enfin, pour réactiver une collecte, il vous suffit de cliquer à nouveau sur l'icône oeil, barrée cette fois pour vous indiquer qu'elle est désactivée : 

b. Modifier une campagne de collecte

1. En suivant la même trajectoire que la désactivation d’une collecte, on va cette fois-ci double-cliquer sur la deuxième icône "crayon" qui vous permettra d'"éditer" votre campagne :

Et on retombe sur la page suivante qui vous permet de modifier tous les éléments de la campagne : 

A partir de ce menu, dans le mode édition, vous avez également accès aux fonctionnalités de suivi, désactivation et de suppression :

c. Supprimer une campagne de collecte

Pour supprimer une campagne, il faut cliquer sur la troisième icône "poubelle" sur la ligne de la collecte à supprimer :

d. Suivre une campagne de collecte

1. Pour suivre une campagne, il faut cliquer sur la dernière icône "statistiques" sur la ligne de la collecte à suivre :

2. Le menu "Suivi de campagne" vous permet de suivre l'avancée de vos collectes par "responsable" et par "patrimoine". 

Vous pouvez également inviter ou relancer vos utilisateurs comme expliqué à la section B/.