4. Compléter le fichier d’import composants et caractéristiques

Légende :

• Astuces Excel
• Vocabulaire utilisé dans GET

Ouvrir le fichier d’import téléchargé.

Lorsque vous importez des données sur GET, elles seront écrasées que si vous les remplacez par des nouvelles données avec une nouvelle importation.

Prérequis : avoir déjà importé son patrimoine sur GET.


Pour cela, voir la fiche suivante : Compléter le fichier d’import patrimoine et Importer vos fichiers

A/ Remplir les colonnes obligatoires

En ouvrant votre fichier Excel téléchargé on retrouve 3 colonnes à gauche liées à la référence de vos composants. Voici leur signification et la méthode pour les remplir :

1. La colonne orange “patrimoine referencePatrimoineGet” : si vous avez déjà rempli des fichiers Excel pour la partie patrimoine, vous reconnaitrez sûrement cette colonne. Il s’agit ici de renseigner le code unique du patrimoine auquel sera lié le composant.

Par exemple, ici on cherche à remplir les données associées à nos ascenseurs. Ces derniers sont liés au niveau patrimoine bâtiment, on va donc renseigner le code du bâtiment auquel le premier ascenseur est lié.

Le remplissage de cette colonne est obligatoire.

2. La colonne bleue “composant referenceComposantGet” : comme pour le patrimoine, l’identification des composants passe par un code unique. Cette colonne vous permet donc de renseigner le code de votre composant.
Si vous n’en avez pas, vous pouvez le créer mais ce n’est pas une obligation car nous en créerons un automatiquement si vous ne le faites pas. Par exemple, on peut imaginer que le code de référence du premier ascenseur sera “ASC-0001”.

A quoi sert la référence composant ? 

• Elle sert à identifier le composant pour Get mais vous pouvez également choisir de l’utiliser pour identifier vos composants avec vos références si vous en possédez.

• Une fois vos composants importés, si vous souhaitez les modifier en masse via l'import, il faudra ajouter la référence du composant dans la seconde colonne de l’import pour que Get comprenne qu’il s’agit de la modification de ce composant en particulier.

Pour retrouver la référence du composant, rendez-vous dans le menu "Analyser", dans l’ "Analyse par composant", cliquez sur le composant qui vous intéresse et retrouvez toutes les références de ces derniers.  

B/ Remplir les colonnes jaunes (les caractéristiques)

La première ligne de chaque colonne indique “caracteristique” : contrairement aux colonnes orange qui indiquaient “patrimoine”. Ici, on remplit bien une caractéristique.

La seconde ligne indique le "libellé technique" des caractéristiques présentes dans le paramétrage GET. 

Exemple: “LOT_POS_LIB”, “LOT_SURF_HAB” sont bien les libellés techniques choisis dans GET.

La troisième ligne indique le "format" choisi dans les paramètres GET pour la caractéristique. Dans notre exemple, “Liste” ou “Texte long” sont les formats choisis.

La quatrième ligne indique les "valeurs", les options de remplissage possibles quand elles sont obligatoires. Dans notre exemple, les valeurs de la cellule F4 sont toutes les valeurs de remplissage possibles de la colonne. On va que la cellule D4 est vide car le format choisi est le “Texte court”, ce qui indique que la valeur est libre.

Attention, pour les listes, le respect de l’orthographe et des majuscules ou minuscules choisis sur GET est indispensable pour que le fichier Excel puisse être importé après.

1. Remplir l’ensemble des colonnes jaunes avec les données que vous possédez.

Il est possible de remplir que quelques colonnes et de laisser les autres vierges dans deux cas de figures :

• Vous n’avez pas les informations requises
• Ces données ont déjà été renseignées dans GET et vous ne souhaitez pas les modifier, il est donc inutile de les rajouter à nouveau

3. Une fois que les colonnes jaunes de votre feuille sont remplies, vous pouvez répétez l’opération sur toutes les autres feuilles (= si votre fichier d’import contient d’autres composants).

Pour comprendre en vidéo le fonctionnement du remplissage du fichier d'import sur les composants et leurs caractéristiques, voici la vidéo de notre première Get Académie traitant de l'import de données patrimoines et composants : 

Timeline : rendez-vous à 15 minutes et 15 secondes pour le remplissage du fichier d'import sur les composants et leurs caractéristiques.

Votre remplissage est terminé, vous pouvez passer à l'import ! Pour cela, vous pouvez consulter la fiche suivante : 5. Importer vos fichiers