Légende :

• Astuces Excel
• Vocabulaire utilisé dans GET

Prérequis : Disposer d'un fichier d'import

Principe général : Chaque fichier d'import dispose d'un onglet "GetParam" qui référence les onglets de données patrimoine qui vont être chargées dans GET lors de l'import. 

I. Chargement du patrimoine

Chaque onglet de données patrimoine est composé des colonnes suivantes : 

1. “referencePatrimoineGet” : référence unique (quelque soit le "niveau hiérarchique patrimoine") permettant d'identifier un patrimoine. Cette référence est souvent recréée spécifiquement pour le projet GET sur la base de vos identifiants existants : Exemple : (Groupe : 001, Bâtiment : 001.001, Etage : 001.001.001). Obligatoire

2.  “referencePatrimoineAncetre” ou “referencePatrimoineGetParent”: référence unique du patrimoine parent. Ex : Le batiment "001.001" est rattaché au groupe "001". Obligatoire

3. “libelle”: nom du patrimoine que vos utilisateurs verront dans l'application. Ex: Groupe : "Les oiseaux", Bâtiment : "Bâtiment B", Entrée : "Allée B1", ... Recommandé

4. “adresse” : Adresse postale : Chaine de caractère. Recommandé 

5. “codePostal” : Code postal : Entier. Recommandé 

6. “commune” : Commune. chaine de caractère. Recommandé 

7. “lat” et “lng” : si non renseigné Get calculera les coordonnées automatique via l'API adress.gouv.fr en fonction de l'adresse postale.

Exemple de fichier complété + fichier type de téléchargement (en pièce jointe) :

Trucs & Astuces : Créer un fichier d'import complet (patrimoine + caractéristiques) depuis une liste de logement

Si vous disposez uniquement d'un fichier avec la liste des logements (niveau d'arborescence le plus bas) et que vous souhaitez créer les autres niveaux d'arborescences (Groupe, Bâtiment, Entrée), nous vous suggérons de suivre la procédure ci-dessous:

Principe généraux : 

- Générer pour chaque niveau d'arborescence les "référencePatrimoineGet" et "référencePatrimoineGetParent" sur la base des codes issus de votre ERP à l'aide de la formule Excel "=CONCATENER"

- Utiliser la fonction Excel "supprimer les doublons" pour rendre unique les références "référencePatrimoineGet".  

A/ Compléter l'onglet "Logement" du fichier d'import (niveau d'arborescence le plus bas)

1. Commencer par cliquer sur le dernier onglet sur la droite qui est le niveau le plus bas de l'arborescence que vous souhaitez importer (a priori : le logement)

2. Insérer autant de nouvelles colonnes à gauche qu’il y a de niveau d'arborescence patrimoine (Groupe, Bâtiment, Entrée, Logements, ...) qui permettront de créer les "référencesPatrimoineGet" uniques.

3. Dans ces nouvelles colonnes, inscrivez-y “ko” en entête, cela indiquera d'ignorer ces colonnes lors de l’import

4. Dans chacune de ces colonnes, rentrez les codes correspondant à chacun des niveaux d'arborescence de votre base de données, de la plus haute à la plus basse (ex: la colonne A pour le Groupe, la B pour le Bâtiment, la C pour l’Entrée, la D pour l’Etage et enfin la E pour le Logement): 

5. Pour remplir la 1ère colonne, “patrimoine referencePatrimoineGet”, on va venir utiliser la fonction Excel CONCATENER comme suit :

=CONCATENER(A5;".";B5;".";C5;".";D5;".";E5) ce qui correspond à la cellule F5 ci dessous : 3011.01.01.01.30110001

Chaque code de chaque ligne désigne un logement, il s'agit de son identité sur GET :

6. Faites glisser la formule pour toutes les valeurs de la colonne (en double cliquant sur le carré situé en bas à droite de la cellule).

7. Pour la colonne suivante : “patrimoine referencePatrimoineGetParent” ou "patrimoine ancetre", on va répéter la même formule =CONCATENER que la 1ère colonne, “patrimoine referencePatrimoineGet” en supprimant la dernière cellule car l’objectif ici est de désigner la catégorie parente de la catégorie actuelle, dans notre cas, on désigne que l’Etage 01 est l’ancêtre de notre logement 30110001 dans la cellule H5 : 

8. Compléter les colonnes suivantes : “libelle”, “adresse”, “codePostal”, “commune”, “lat”, “long”

Ce premier niveau de patrimoine est maintenant complété, nous allons pouvoir passer à la feuille (ou onglet) suivante.

B/ Remplir les niveaux d'arborescence supérieurs

Si l’on suit notre premier exemple, la catégorie de patrimoine à remplir est maintenant l’étage.

1. Aller sur la feuille "Etage"

2. Recréer quatre colonnes “ko” comme dans la première feuille. Ici, on va copier-coller les codes de chaque niveau d'arborescence, déjà remplis dans la 1ère feuille, jusqu’à l’étage (colonnes A5 à D5) :

3. Dans la colonne E5, on répète la même formule :  =CONCATENER(A5;".";B5;".";C5;".";D5)

4. Dans “patrimoine referencePatrimoineGetParent” ou "patrimoine ancetre", on répète la même opération que dans la feuille précédente avec la formule =CONCATENER en allant jusqu’à la cellule précédent la colonne de notre niveau d'arborescence actuel. Dans notre exemple, =CONCATENER(A5;".";B5;".";C5).

5. Pour les colonnes “patrimoine libelle”, “patrimoine adresse”, “patrimoine codePostal”, “patrimoine commune”, “patrimoine lat” et “patrimoine lng”, vous pouvez simplement faire un copier-coller des colonnes de la première feuille remplie.

C/ Remplir le reste des niveaux hiérarchiques (Groupe, bâtiment et entrée dans notre exemple)

1. Répétez le même processus jusqu'au Groupe

2. Pour le niveau hiérarchique le plus haut (ici Groupe), ne pas remplir la colonne “patrimoine referencePatrimoineGetParent” ou "patrimoine ancetre" puisqu’il s’agit du niveau le plus haut de notre arborescence.

3. Une fois que toutes les données sont rentrées correctement dans chacune des feuilles, on va venir supprimer les doublons en se basant sur la colonne 'referencePatrimoineGet". Pour cela, on va sélectionner l’ensemble de nos cellules puis on va aller dans le menu “Données” d’Excel et sélectionner le bouton suivant :

4. Vérifier que tous les formats des colonnes sont bien respectés. Vous pouvez retrouver tous les formats à respecter en haut des colonnes comme vous pouvez le voir sur la photo ci-dessous. Par exemple, les colonnes “patrimoine referencepatrimoine Get” et “patrimoine ancetre” doivent être au format TEXTE.

II. Chargement des caractéristiques du patrimoine

L’objectif est de remplir les colonnes jaunes qui sont les caractéristiques que vous avez créées sur GET en respectant les formats choisis.

Lorsque vous importez des données sur GET, les données déjà existantes seront écrasées que si vous les remplacez par des nouvelles données avec une nouvelle importation.

1. Fonctionnement de remplissage d’une colonne jaune :

La première ligne de la colonne indique “caracteristique” : contrairement aux colonnes orange qui indiquaient “patrimoine”. Ici, on remplit bien une caractéristique.

La seconde ligne correspond aux libelles des caractéristiques présentes dans le paramétrage GET. Exemple: “LOT_POS_LIB”, “LOT_SURF_HAB”

La troisième ligne indique le format de la caractéristique. 

Exemple, “Liste”,  “Texte long”

La quatrième ligne indique les valeurs possibles. 

Exemple: dans la cellule R4, la valeur devra être soit "INDIVIDUEL", soit "COLLECTIF", soit "Inconnu". 

La cellule P4 est vide car le format choisi est le “Texte long”, ce qui indique que le valeur est libre.

Attention, pour les listes, le respect de l'orthographe et des majuscules ou minuscules choisis sur GET est indispensable pour que le fichier Excel puisse être importé après.

2. Remplir l’ensemble des colonnes jaunes avec les données que vous possédez.

Il est possible de remplir que quelques colonnes et de laisser les autres vierges dans deux cas de figures :

• Vous n’avez pas les informations requises
• Ces données ont déjà été renseignées dans GET et vous ne souhaitez pas les modifier, il est donc inutile de les rajouter à nouveau.

3. Une fois que les colonnes jaunes de votre feuille sont remplies, vous pouvez répétez l’opération sur toutes les autres feuilles (= autres niveaux de patrimoine).

Pour comprendre en vidéo le fonctionnement du remplissage du fichier d'import sur le patrimoine et ses caractéristiques, voici la vidéo de notre première Get Académie traitant de l'import de données patrimoines et composants : 

Timeline : rendez-vous à 7 minutes et 20 secondes pour le remplissage du fichier d'import sur le patrimoine et ses caractéristiques

Votre remplissage est terminé, vous pouvez maintenant passer à l'import ! Pour cela, vous pouvez consulter la fiche suivante : Importer vos fichiers