Configurer la Visionneuse de Plans : droits, types de plans et stockage

Objectif

Mettre en place les fondations techniques de la Visionneuse de Plans : définir qui peut consulter/importer, créer les catégories de plans pertinentes pour votre structure, et piloter le stockage utilisé.

À quoi ça sert concrètement

La configuration de la Visionneuse permet à un administrateur de :

• Contrôler l'accès : qui peut voir les plans (droit Visualiser plans) vs. qui peut les importer/modifier (droit Gérer plans)
• Adapter les catégories : masquer les types de plans non pertinents et en ajouter d'autres spécifiques à votre métier
• Gérer le stockage : suivre l'espace utilisé et dimensionner selon les besoins
• Faciliter l'onboarding : préparer la plateforme avant que les utilisateurs commencent à importer

Quand l'utiliser

✅ À l'onboarding initial :

• Définir les types de plans pertinents pour votre structure
• Assigner les droits aux profils utilisateur (qui importe, qui consulte ?)
• Vérifier que le stockage inclus (1 Go) est adapté

✅ En exploitation :

• Ajouter de nouveaux types de plans à mesure que vos besoins évoluent
• Masquer les types obsolètes ou non utilisés
• Augmenter le quota si vous approchez du plafond

✅ Avant une grande collecte :

• S'assurer que le stockage est suffisant
• Valider que les agents terrain ont le droit Éditer s'ils doivent importer des plans

Prérequis

• ✅ Avoir le profil Administrateur
• ✅ Accès à Administration > Utilisateurs & droits et Administration > Get Data > Patrimoines
• ℹ️ Les types de plans par défaut sont pré-configurés (vous pouvez les masquer, pas les supprimer)

Étapes de configuration

1️⃣ Gérer les droits : Visualiser plans vs. Gérer plans

Quels droits pour quels rôles ?

*À définir selon votre organisation.

Comment assigner les droits :

1. Allez dans Administration > Utilisateurs & droits > Profils
2. Sur la ligne du profil (ex. « Gestionnaire »), cliquez sur l'icône de la colonne Accès & Actions
3. Dans la section C&E Patrimoine, activez :
   • Visualiser plans (obligatoire pour accéder à la Visionneuse)
   • Gérer plans (pour ajouter, modifier, supprimer et télécharger des plans)
4. Cliquez sur Valider

2️⃣ Personnaliser les types de plans

Les types de plans permettent de classer et retrouver facilement les documents. GET propose une liste par défaut ; vous pouvez l'adapter.

Accéder à la liste :

1. Allez dans Administration > Get Data > Patrimoines > Types de plans
2. Vous verrez la liste des types disponibles

Masquer un type (le rendre invisible pour les utilisateurs) :

1. Sur la ligne du type (ex. « Plan cadastre »), décochez la case Visible
2. Le type disparaît de la liste proposée aux utilisateurs, mais les plans existants classés sous ce type restent consultables

Astuce : Cas d'usage : Vous ne travaillez pas sur les espaces verts → masquez "Plan espace vert" pour simplifier les choix des utilisateurs.

Ajouter un nouveau type (spécifique à votre société) :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter un type de plan »
2. Entrez le libellé (ex: "Plan de lot coopératif", "Plan d'accessibilité PMR")
3. Validez — le type apparaît immédiatement dans la liste

3️⃣ Piloter le stockage

Chaque client dispose d'un quota de stockage pour héberger les plans.

Vérifier l'espace utilisé :

1. Allez dans Consulter et enrichir > fiche d'un patrimoine > onglet Visionneuse
2. L'indicateur Stockage utilisé affiche la part du quota déjà consommée (ex. 17 %)
3. Les plans contribuent à ce quota, y compris ceux en attente de traitement

Augmenter le quota :

1. Si vous approchez du plafond, contactez votre Customer Success Manager 
2. Fournissez une estimation de vos besoins (nombre de plans, taille moyenne)
3. Un nouveau contrat est signé et le quota est augmenté

⚠️ Point de vigilance : L'import est bloqué au-delà de votre quota. Anticipez l'augmentation pour éviter des interruptions lors de grandes campagnes d'import.

Bonnes pratiques

✅ À l'onboarding :

• Commencez par masquer les types non pertinents → cela simplifie l'interface pour les utilisateurs
• Listez les nouveaux types métier que vous souhaitez créer (ex: "Plans DOE-Énergie") et ajoutez-les directement
• Testez les droits avec un groupe pilote (5–10 agents) avant déploiement massif

✅ En exploitation :

• Révisez les droits tous les 6 mois quand l'équipe change
• Documentez votre taxonomie de types (ex: "Plan DOE-Lot Ascenseur = tous les plans relatifs aux ascenseurs depuis le DOE")
• Sensibilisez les chefs de projet : les types de plans doivent être assignés dès import, pas "à faire plus tard"

✅ Pour le stockage :

• Budgétez large : 1 fichier PDF A1 multipages = 20–50 Mo facilement
• Estimez : Nombre de patrimoines × Nombre de types × Poids moyen = Stockage total nécessaire
• Exemple : 100 immeubles × 8 types de plans × 30 Mo en moyenne = 24 Go minimum

Erreurs fréquentes & points de vigilance

❌ L'import d'un utilisateur est soudainement bloqué

• Probablement : quota de stockage atteint
• Vérifiez l'espace utilisé et contactez le responsable pour augmentation
• Les utilisateurs ne voient pas d'erreur claire → documentez ce point dans vos guides internes

❌ Un type de plan "disparaît" pour les utilisateurs mais les anciens plans existent toujours

• Vous l'avez masqué (pas supprimé) — c'est normal
• Les plans classés sous ce type restent consultables
• Pour restaurer le type, recochez la case Visible

❌ Les utilisateurs demandent des types de plans différents selon leur métier

• Créez des types génériques (ex: "Plan DOE") plutôt que ultra-spécifiques
• Laissez les utilisateurs annoter les plans s'ils ont besoin de précision additionnelle (ex: annoter "DOE-Ascenseur lot 3")

❌ Les droits « Gérer plans » ne suffisent pas, un utilisateur veut supprimer un plan