4 - Préparer et animer une campagne de collecte terrain

Objectif : réussir le lancement de vos campagnes auprès des équipes terrain (gardiens, techniciens, collecteurs) : préparation, formation, accompagnement et suivi.

A/ Avant la campagne : tout cadrer

Si l'attendu n'est pas précis, chaque collecteur l'interprétera à sa façon et les questions se multiplieront. Avant de solliciter le terrain, vérifiez que :

• le patrimoine est complet : un collecteur qui ne retrouve pas « son » logement perd confiance dans l'outil ;
• la liste des composants, leur niveau de rattachement et les caractéristiques attendues sont arrêtés ;
• une nomenclature des états est écrite et renseignée dans la description de chaque composant (Administration > Get Data > Composants > Référentiel, colonne Description) ;
• les profils et périmètres des collecteurs sont paramétrés ;
• l'accès à GET (navigateur et raccourci mobile) est autorisé par votre DSI sur les postes et téléphones concernés.

B/ Tester avec quelques bêta-testeurs

Avant un déploiement à grande échelle, lancez une campagne pilote de quelques semaines avec un petit groupe représentatif (plusieurs métiers, plusieurs territoires). Elle permet de :

• repérer les descriptions ou définitions à préciser ;
• anticiper les résistances et préparer les réponses ;
• comprendre comment le terrain utilise GET et ce qui lui serait utile ;
• former de futurs ambassadeurs, qui rassureront leurs collègues.

C/ Former, puis collecter tout de suite

• Formez les collecteurs par petits groupes, territoire par territoire.
• Lancez la campagne de chaque groupe dès la fin de sa formation : un collecteur qui attend plusieurs semaines sa première collecte aura oublié l'essentiel.
• Installez avec eux le raccourci GET sur leur téléphone pendant la séance.
• Montrez ce que GET leur apporte, pas seulement ce qu'on leur demande : accès à la fiche patrimoine, aux documents, aux travaux réalisés ou programmés.

D/ Accompagner pendant la campagne

• Nommez un référent clairement identifié, joignable par téléphone ou messagerie.
• Proposez un support adapté aux préférences des collecteurs : fiche PDF courte, articles du centre d'aide, vidéo.
• Fixez dès la formation un point de suivi à un ou deux mois, et tenez-le. Certains bailleurs organisent un point mensuel avec les équipes terrain.
• Suivez l'avancement en temps réel et relancez les retardataires.

E/ Contrôler la qualité au fil de l'eau

• Auditez les données régulièrement, sans attendre la fin de la campagne : une erreur repérée tôt se corrige chez tous les collecteurs.
• Une erreur qui revient signale souvent une description à compléter.
• Exportez régulièrement vos données sous Excel pour conserver une copie de référence. Si une valeur a été écrasée par erreur, contactez le support GET au plus vite.

F/ Lever les freins fréquents

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