Réussir son déploiement GET : méthode et calendrier type

Objectif : organiser votre déploiement de GET, de la préparation à l'exploitation courante, à partir des bonnes pratiques observées chez nos clients bailleurs.

Trois clés reviennent dans tous les déploiements réussis :

1. Savoir ce que l'on veut collecter, et pourquoi, avant de solliciter le terrain.
2. Tester petit avant de déployer grand, avec quelques bêta-testeurs.
3. Donner au terrain une raison d'utiliser GET : un outil perçu comme « une tâche de plus » ne s'installe pas.

A/ Le calendrier type

Un déploiement complet s'étale généralement sur de 10 à 15 mois, en quatre phases séparées par des marges qui absorbent les retards. Les durées ci-dessous sont indicatives et à adapter à la taille de votre parc et au nombre de collecteurs.

B/ Préparer

• Patrimoine complet et fiable avant toute ouverture aux utilisateurs.
• Profils par métier (responsable de secteur, gardien, technicien…) avec des noms parlants ; inspirez-vous des profils de votre ERP. Pour chaque profil, demandez-vous ce que ces utilisateurs apportent à GET et ce qu'ils en retirent.
• Composants cadrés : liste, niveau de rattachement, caractéristiques attendues.
• Nomenclature des états écrite et renseignée dans la description des composants (Référentiel des composants, colonne Description).
• Communication officielle : pourquoi l'organisme s'équipe, ce qui est attendu de chacun, qui est le référent.

C/ Piloter avec des bêta-testeurs

Une campagne pilote de quelques semaines, avec un petit groupe représentatif, fait émerger les difficultés quand elles sont encore faciles à corriger. Le déploiement général ne démarre qu'après un GO / NO GO : paramétrage stabilisé, nomenclature validée, supports ajustés.

D/ Déployer la collecte

Formez par petits groupes et lancez la collecte de chaque groupe dès la fin de sa formation. Nommez un référent, planifiez un point de suivi à un ou deux mois et auditez les données au fil de l'eau.

E/ Accompagner le changement

• Définissez les usages attendus par métier : quelle action dans GET, à quelle fréquence.
• Faites de GET la source unique : listez les fichiers et dossiers papier que GET remplace, annoncez la règle et retirez-les progressivement.
• Montrez des bénéfices à court terme : retrouver un document, connaître les travaux prévus sur sa résidence, accueillir un nouvel arrivant.
• Donnez aux collecteurs au moins un accès en consultation à la fiche patrimoine.

F/ Pérenniser

• Un comité de pilotage resserré, avec un représentant de chaque métier qui alimente GET.
• Un second référent formé et un paramétrage documenté, pour ne pas dépendre d'une seule personne.
• Un export régulier des données, par exemple mensuel, mis en place avec votre DSI.
• Des campagnes de mise à jour planifiées après le recensement initial, centrées sur l'état des composants.

Votre CSM GET peut vous transmettre le guide complet des bonnes pratiques et vous accompagner dans la construction de votre calendrier.

Articles liés

• 4 - Préparer et animer une campagne de collecte terrain
• À quel niveau rattacher un composant ? (groupe, bâtiment, entrée, logement)
• Rédiger une nomenclature des états de vos composants
• Avant de paramétrer : définir qui fait quoi dans GET
• 1 - Créer et configurer une campagne de collecte
• Comprendre la structure de GET : les 4 bases de données