Légende :

• Astuces Excel
• Vocabulaire utilisé dans GET

Avant de créer une caractéristique composant, assurez-vous d’avoir créer le composant lié à ces caractéristiques auparavant. Pour savoir comment créer un composant, rendez-vous dans la fiche suivante : Création de vos composants

A/ Créer une caractéristique composant GET

1. Se connecter à GET
2. Aller dans “Administration”
3. Choisir “Paramétrage et menus”
4. Aller dans “Caractéristiques composants” dans le menu de gauche.
5. Comme pour les composants, il existe deux manières d’ajouter des composants à votre environnement :
   • Via la “Bibliothèque Get & Share”
   • Via le mode “Personnalisé”

a) La “Bibliothèque Get & Share”

L’équipe Get & Share a créé pour vous une bibliothèque comportant les caractéristiques des composants les plus récurrents chez nos clients.

Pour ajouter une caractéristique composant de la bibliothèque Get & Share:

1. Cliquer sur “Ajouter caractéristique”
2. Cliquer sur “Bibliothèque Get & Share”
3. Cliquer sur la petite flèche à droite des noms de vos composants
4. Sélectionner la ou les caractéristiques composant qui vous intéressent.

5. Cliquer sur “Valider”.

6. Une fois validé, vous allez retrouver toutes vos caractéristiques composants dans votre bibliothèque avec des cadenas. Ces cadenas signifient que vous pouvez modifier les champs suivants:

• Le “Libellé technique”
• La case “Obligatoire”
• La case “Décompte”
• La case “Agrégat”
• Les champs de la partie “Valeurs et mise en forme”
• Les champs de la partie “Analyser”

Vous avez également la possibilité de personnaliser les caractéristiques composant de cette bibliothèque en désactivant le cadenas. Pour cela :

1. Cliquer sur “Ajouter caractéristique”
2. Cliquer sur “Bibliothèque Get & Share”
3. Décocher la case des caractéristiques ajoutées

4. Résultat : votre caractéristique reste bien dans votre bibliothèque mais le cadenas a disparu. Vous avez maintenant la possibilité de personnaliser tous les champs de cette caractéristique qui ne fait donc plus partie de la “Bibliothèque Get & share”, elle passe dans la catégorie “Personnalisé”. 

Attention : pour accéder à la “Bibliothèque Get & Share” des caractéristiques composants, il faut que votre composant vienne également de la “Bibliothèque Get & Share” et n’ait pas été “personnalisé”. 
 
Par exemple : l’abris est le seul composant qui vient de la Bibliothèque Get & Share car c’est le seul qui possède encore un cadenas. Dans la “Bibliothèque Get & Share” des caractéristiques composants, on retrouve bien uniquement l’abris pour lequel on peut sélectionner les caractéristiques que l’on souhaite.

b) Le mode “Personnalisée”

Vous avez également la possibilité d’ajouter des caractéristiques composant n’existant pas dans la liste Get & Share. Pour cela, vous pouvez utiliser le mode “personnalisée”.

Pour ajouter une caractéristique “personnalisée”:

1. Cliquer sur “Ajouter caractéristique”
2. Cliquer sur “Personnalisée”

3. Une ligne vierge va apparaître et on va maintenant pouvoir remplir tous les champs.

B/ Remplir les différents champs d’un composant GET

Lorsqu’on part d’un composant “personnalisé”, tous les champs sont vides. Voici leur signification et leur guide de remplissage:

1. La première petite case, le petit carré, est réservé au cadenas, elle reste donc vide puisque le cadenas s’ajoute automatiquement lorsqu’on ajoute un composant de la “Bibliothèque Get & Share”.

2. La seconde case est le “libellé technique” : il s’agit du terme exact utilisé sur votre fichier d’origine ou dans votre ERP (l’orthographe et le nombre de caractères doit être identique). Le remplissage de cette case est obligatoire.

3. Le “libellé” : il s’agit du terme que vous souhaitez voir apparaître sur l’application (il peut être le même ou non que le libellé technique). Le remplissage de cette case est obligatoire.

4. Le “Composant”: il s’agit du composant auquel vous souhaitez voir rattachée votre caractéristique.

5. Le “Format” : vous allez choisir dans cette case le format de votre caractéristique qui apparaîtra ensuite dans votre fichier d’import Excel. Les utilisateurs remplissant le fichier Excel devront ensuite bien respecter ce format sinon GET rejettera les données qui ne le respectent pas.  Le remplissage de cette case est obligatoire.

Les différents types de format existants sur GET et leur signification :

• "Entier" : le format attendu sur Excel est un nombre entier.
• "Décimal" : le format attendu sur Excel est un nombre décimal.
• "Binaire" : le format attendu sur Excel est “OUI” ou “NON”
• "Date" : le format attendu sur Excel est jj/mm/aaaa
• "Texte court" : le format attendu sur Excel est un texte court allant jusqu’à 255 caractères.
• "Texte long" : le format attendu sur Excel est un texte long sans limite de caractères.
• "Liste" : le format attendu sur Excel est l’une des propositions que vous pouvez voir en haut de la colonne. Il faut bien faire attention à ce que l’orthographe et la forme soit les mêmes que ceux du haut de la colonne. Pour rentrer les valeurs de la liste, il faudra les ajouter dans la case suivante : “valeurs”.

• "Document" : ce format vous permet d’ajouter des documents directement sur GET. Il n’est pas possible de les ajouter via Excel.
• "Image" : ce format vous permet d’ajouter des photos directement sur GET. Il n’est pas possible de les ajouter via Excel.
• "Lien hypertexte" : le format attendu sur Excel est tout simplement votre lien. En sachant que s’il s’agit d’un lien vers un site public, vous aurez la possibilité d’être redirigé directement via GET tandis que s’il s’agit d’un lien vers un site interne, vous aurez la possibilité de copier ce lien et de le copier ensuite dans votre barre de recherche.
• "Téléphone" : le format attendu sur Excel est un numéro de téléphone.
• "Email" : le format attendu sur Excel est un email.

6. Dans la case “valeurs”, vous allez écrire les différents choix que vous voulez voir apparaître dans le format liste associé, par exemple :

Cliquer sur la case et remplissez les différents choix que vous souhaitez donner à vos utilisateurs sur Excel. Par exemple, ci-dessous :

En cliquant sur “Icons”, vous avez la possibilité d’associer une icône à votre choix.

En cliquant sur “Couleur” vous avez la possibilité d’associer une couleur à votre choix.

7. Dans la case “Obligatoire”, vous pouvez choisir de cocher ou non la case afin de rendre obligatoire son remplissage dans Excel. Cela signifie que si la colonne n’est pas remplie dans Excel, le fichier ne pourra pas s’importer sur GET.

8. La case “Décompte” : il est possible de cocher cette case qu’une seule fois par composant, le nom de la caractéristique associée est souvent “nombre”.

Lorsque vous  créez un nouveau composant, imaginons que vous ayez 23 fois la même menuiserie, au lieu de recréer 23 fois le composant dans GET, on va le créer qu'une seule fois et renseigner dans la caractéristique nombre le nombre 23 et c'est ce nombre qui s'affichera dans l'icône du composant.

C'est grâce au décompte que le bon nombre de composants s'affichera au niveau de son icône.

Exemple : 

Ici, on voit que la caractéristique “Nombre” a été ajoutée pour le composant “Balcons” et que la case “Décompte” est cochée. 

Ici, on retrouve notre caractéristique composant “Nombre” dont la donnée est 10. Cela signifie que dans le Bâtiment Chateaubriant, on a 10 composants “Balcons” ayant exactement les mêmes caractéristiques.

De plus, on voit en haut à gauche que le nombre de balcons est bien mis à jour dans le composant.

9. La case “Agrégat” est accessible uniquement lorsqu’elle n’est pas grisée. Elle n’est utile que pour l’onglet “Analyser” dans l’”Analyse par composant”. En effet, on a la possibilité de choisir entre les filtres ci-dessous :

La “somme” permet de calculer le nombre total d’une caractéristique et de l’afficher dans le menu “Analyser” de GET.

La “moyenne” permet de calculer la moyenne totale d’une caractéristique et de l’afficher dans le menu “Analyser” de GET.

Le “maximum” permet de faire ressortir la valeur maximum d’une caractéristique et de l’afficher dans le menu “Analyser” de GET.

Le “minimum” permet de faire ressortir la valeur minimum d’une caractéristique et de l’afficher dans le menu “Analyser” de GET.

Exemple :

Ici, 1211 représente la somme du nombre de “Menuiseries extérieures” entrées sur GET; 184 représente le nombre de “Menuiseries extérieures” entrées sur Le Moncey; 114 représente le nombre de “Menuiseries extérieures” entrées sur Châteaubriant.

10. Les cases “Ligne”, “Ordre”, “Largeur” et “Titre groupement” : dans les fiches patrimoines, il est possible d’organiser vos caractéristiques patrimoine comme vous le souhaitez en leur donnant un titre de catégorie, une ligne, un ordre et une largeur. Ici, nous avons donc la possibilité de déterminer sur quelle ligne se trouvera notre composant.

Exemple :

Ici, Durée de vie est un “Titre groupement”, la caractéristique “Type” est à la “Ligne” 1, à l’”Ordre” 1 et sa largeur est de 150mm.

11. Les cases “Préfixe” et “Suffixe” vous permettent de renseigner par exemple des suffixes tels que “m²” qui viendront s’ajouter automatiquement à vos données rentrées sur GET, cela vous permettra de gagner du temps sur vos fichiers Excel.

Par exemple : 

12. La case "Synthèse" : en cochant cette case, la caractéristique composant viendra apparaître dans l'"Analyse synthétique" de l'onglet "Analyser".

13. La case “Type Graphique” vous permet de choisir de voir apparaître vos données sous la forme d’un graphique dans la partie “Analyser”, puis “Analyse graphique”. Il n’est possible de sélectionner cette option que pour les caractéristiques sous forme de liste, sinon la case sera grisée.

Exemple :

14. La dernière case à cocher vous permet de sélectionner une ou plusieurs caractéristiques afin de les dupliquer ou bien de les supprimer.  

Exemple : 

Lorsqu'une caractéristique est dupliquée, une nouvelle ligne apparaît en dessous de toutes les autres. Les champs en rouge doivent être remplis obligatoirement tandis que le reste est facultatif. Pour remplir chacun des champs, n'hésitez pas à consulter les explications ci-dessus qui détaillent toutes les informations nécessaires.

Exemple : la caractéristique "Type" a été dupliquée, il faut maintenant remplir les champs pour l'ajouter à un composant.

Une fois que vos composants et vos caractéristiques composants sont paramétrés dans GET, vous allez pouvoir télécharger le fichier d’import puis remplir ce fichier et enfin importer le document rempli avec vos données dans GET.

Pour télécharger le fichier d’import rendez vous dans la fiche suivante : Télécharger le fichier d’import GET