Légende :

• Astuces Excel
• Vocabulaire utilisé dans GET

Indication:

• Si l'utilisateur à accès à 'Tout le patrimoine' (configuré dans "Gérer les utilisateur") , il n'est pas nécessaire de le rattacher à des patrimoines. En revanche, il possible de le rendre responsable de certains patrimoines ce qui signifie qu'il pourra y accéder visuellement plus facilement.

• Si l'utilisateur a accès à une 'Liste personnalisée" (configuré dans "Gérer les utilisateur"), il faut créer sa liste personnalisée de patrimoines auxquels il aura accès et dont il sera responsable.

Il existe deux techniques pour rattacher les utilisateurs à leurs patrimoines :

• Directement via GET (A)
• Avec un import en masse (B)

A/ Associer des patrimoines à des utilisateurs dans GET

1. Se connecter à GET

2. Aller dans “Administration”

3. Aller dans “Paramétrages & Menus”

4. Aller dans “Paramétrage Société” puis “Périmètre d’accès patrimoine”

Il existe ensuite deux modules différents :

    a. Liste des patrimoines par utilisateur

Ce menu vous permet de rattacher tous les patrimoines souhaités à un seul utilisateur.

Pour cela :

1. Cliquer sur la ligne “Utilisateur” et chercher et sélectionner l’utilisateur voulu

2. Sélectionner le ou les patrimoines que vous souhaitez rattacher à votre utilisateur en cochant la case “Rattaché”.

=> L'utilisateur verra dans l'application seulement les patrimoines auxquels il est rattaché.

3. Une fois que vous avez rattaché votre utilisateur à un patrimoine, vous pouvez ensuite le déclarer en tant que “Responsable” des patrimoines “Rattachés”. En précisant que votre utilisateur est responsable d’un patrimoine, cela lui permettra de les afficher plus rapidement dans le menu “Consulter et Enrichir” et “Campagnes collecte” :

Ici, on a rattaché 3 patrimoines à “Support Get” et on l’a désigné responsable de “Carré d’Or” et “CellHome”.  

En cochant en haut à droite “Afficher mes patrimoines”, on voit que seuls les deux patrimoines dont “Support Get” est “Responsable” (“Carré d’Or” et “CellHome”) sont affichés.

b. Liste utilisateurs par patrimoine

A l’inverse du premier module, ici, nous allons sélectionner chaque patrimoine un par un pour le rattacher à une liste d’utilisateurs.

Pour cela :

1. Chercher et sélectionner le patrimoine souhaité

2. Sélectionner le ou les utilisateurs auxquels vous souhaitez rattacher à votre patrimoine en cochant la case “Rattaché”.

3. Sélectionner le ou les utilisateurs que vous souhaitez voir en tant que “Responsable” du patrimoine.

Ici, on voit que “Support Get” est rattaché + responsable du patrimoine Baraban et que Théophile y est uniquement rattaché.

L’intérêt de ce module est de pouvoir rattacher et rendre responsable plusieurs utilisateurs sur un nouveau patrimoine par exemple, plutôt que d’aller rattacher ce patrimoine en cherchant à chaque fois les utilisateurs, comme le premier module le permet.

B/ Associer des patrimoines à un utilisateur en masse via un fichier d’import

Il est possible d’associer des patrimoines à des utilisateurs en masse via un import Excel. Pour cela :

a. Télécharger le fichier d’import “Secteurs par patrimoine”

1. Se connecter à GET

2. Aller dans “Administration”

3. Aller dans “Importer des données”

4. Cliquer sur la liste “Nature de données” dans le module “Préparer le fichier d’import”

5. Dans la liste, sélectionner la catégorie “Secteurs par patrimoine”

6. Cliquer sur “Obtenir modèle fichier d’import”

b. Remplir le fichier d’import Excel

Ouvrir le fichier Excel :

Voici comment remplir ce fichier :

1. “Utilisateur email” : il s’agit de remplir l’email de l’utilisateur.

2. “Patrimoine referencePatrimoineGet” : il s’agit de remplir la référence du patrimoine que vous souhaitez associer à votre utilisateur.

Ex : le groupe “les Oiseaux” a pour référence “0001”, c’est donc cette référence que l’on va ajouter dans cette colonne.

3. “User_patrimoine responsable” : si votre utilisateur est responsable d’un patrimoine, cela signifie qu’il pourra voir apparaître ses patrimoines plus facilement dans différentes interfaces GET. Pour remplir cette colonne, ajouter “Oui” ou “Non”.

Par exemple :

Le seul patrimoine dont je suis responsable est “Le Saxe”, lorsque je clique dans le menu “Consulter et enrichir” sur “Afficher mes patrimoines”, seule “Le Saxe” va apparaître.

Une fois que ce fichier est rempli, vous allez pouvoir l’importer sur GET. Pour cela, rendez-vous à la fiche suivante : 5. Importer vos fichiers