4. Import de documents & photos

Créé par Jose Angel Diaz, Modifié le Ven, 6 Déc., 2024 à 5:59 H par Jose Angel Diaz

Légende :

Vocabulaire utilisé dans GET

GET permet l’import de documents et photos en masse via la fonctionnalité d’import. Cette fonctionnalité peut être d’une grande utilité (importation de DPE, des plans, … en masse), mais reste à manipuler avec précaution (mise à jour en masse de données).

Un pré-requis à la lecture de cet article est une bonne connaissance de la fonctionnalité d’import et des templates d’imports mis à disposition par GET. Se référer aux articles suivants au besoin :

A/ Présentation de la fonctionnalité

Pour y accéder, rendez-vous dans :

Administration > Importer des données et documents > Onglet “Importer données et documents”

Voici les étapes à suivre (détaillées dans la suite de cet article) :

A/ Créer le dossier avec les éléments à importer

B/ Générer un fichier Excel avec les éléments à importer ;

C/ Télécharger et remplir le fichier d’import pour les “documents patrimoines” ;

D/ Télécharger et remplir le fichier d’import pour les “documents composants”;

E/ Choisir la méthode d’import et réaliser l’import.

Voici 5 documents qui vont être utilisés pour l’exemple dans cet article. N’hésitez pas à les utiliser pour faire des tests sur votre environnement de test au besoin :

Photo patrimoine A
Photo patrimoine B
Document 1
Document 2
Document 3

Important : veillez à bien respecter les extensions de documents autorisées pour l'import, sans quoi celui-ci ne fonctionnera pas. 
Extensions des documents acceptées :

- Pour des images : .jpg, .jpeg, .png, .gif
- Pour des documents : .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .msg

B/ Créer le dossier avec les éléments à importer

La première étape consiste à décider quels documents / photos vous souhaitez importer. Compressez les éléments dans une archive .zip unique sans sous-dossier.

Pour cela :

Créez un nouveau dossier : par exemple ici : Import_Documents_GET_1
Mettez-y tous les documents et photos que vous souhaitez importer.
Sélectionnez les tous (option disponible dans les “…” de la barre d’actions.
Ensuite, faites un clic droit > Compresser vers… > Fichier ZIP.

5. Allez ensuite dans GET au niveau de la fonctionnalité d’import de documents. Dans l’encadré Archive.zip, cliquez sur le bouton Archive (.zip) et inséré votre dossier compressé.

Le dossier compressé ne doit pas dépasser la taille de 1 Go. Plusieurs imports seront nécessaires si vous devez importer plus d’1 Go.
 
La taille maximum d’un fichier unique ne doit quand à elle pas dépasser les 100 M.

B/ Générer un fichier Excel avec les éléments à importer

L’étape suivante est l’extraction de la liste des noms des documents de votre archive. Ceci se fait dans l’encadré "Préparer fichier d’import". Il vous suffit de cliquer le bouton “Extraire liste des noms des documents de l’archive” pour récupérer la liste des noms sous format Excel.

Le fichier obtenu ressemblera à ceci :

C’est la colonne A qui va nous intéresser car elle contient le nom du document. Ces noms vous permettrons d’associer les fichiers aux patrimoines ou composants GET (cf étape suivante).

Veillez à bien laisser l’extension (.pdf, .png, …).

C/ Télécharger et remplir le fichier d’import pour les “documents patrimoines”

L’étape suivante et la constitution du fichier d’import des documents et photos dans GET.

Vous pouvez choisir le type de niveau auxquels vous souhaitez rattacher vos données. Autrement dit :

Si vous souhaitez importer des données au niveau des patrimoines, il faut télécharger le fichier “Documents Patrimoines”
Si vous souhaitez importer des données au niveau des composants, il faut télécharger le fichier “Documents Composants”

Ces deux imports permettent d’importer des photos et des documents.

Pour l’exemple, je vais prendre uniquement les “Documents Patrimoines” :

Je peux ensuite cliquer sur le bouton “Obtenir modèle fichier import”.

Vous retrouverez 2 onglets dans le fichier téléchargé :

Le premier onglet est GetParam. Son fonctionnement suit le même principe que pour les imports classiques (cf article Freshdesk : Importer vos fichiers)
L’onglet suivant est nommé, dans l’exemple, “Documents patrimoines”.

Il contient 3 colonnes (expliquées en détails plus bas) :

"patrimoine - referencePatrimoineGet" : Référence du patrimoine GET. Obligatoire

Indique dans quel patrimoine sera envoyé le fichier.
"caracteristique - libelleTechnique" : Caractéristique patrimoine dans laquelle ira le document. Obligatoire.

Nécessite la création préalable des caractéristique au format “Documents” ou “Images”.
"document - libelle" : Nom du fichier récupéré à l’étape 2. Obligatoire

1) Remplir la colonne “document - libelle”

Une fois devant le fichier d’import, vous pouvez commencer par remplir la colonne “document libelle” avec les noms des fichiers (cf Partie B).

En reprenant l’exemple, on arrive à ceci :

2) Remplir la colonne “patrimoine - referencePatrimoineGet”

L’objectif ici est de renseigner la référence du patrimoine auquel on souhaite associer notre document/photo.

Pour cette colonne, il est possible de faire un export du (ou des) niveau de patrimoine qui vous intéresse dans l’outil d’import de GET. Ceci vous permettra de récupérer toutes les références patrimoine rapidement.

Nota Bene 1 : il est possible d'insérer plusieurs fichiers pour une même référence patrimoine.

Nota Bene 2 : un même fichier ne pourra pas être importé dans 2 patrimoines différents dans un même import.

Nota Bene 3 : Un même import peut permettre d'importer des documents dans des niveaux hiérarchiques différents. Par exemple, je peux importer un fichier au niveau d'une résidence et un autre fichier au niveau d'un lot.

Astuce pour aller plus vite : nommez vos fichiers en incluant la référence GET du patrimoine ou du composant cible. Cela pourra vous aider à associer le bon élément GET au bon fichier.

3) Remplir la colonne “caracteristique - libelleTechnique”

Pour cette colonne, il faut renseigner le libellé technique de la caractéristique qui vous intéresse.

Pour retrouver le libellé technique d’une caractéristique, voici le chemin à suivre :

Rendez-vous dans Administration > Paramétrages et menus > Caractéristiques patrimoine
Filtrez les formats “Documents” et/ou “Images” de la colonne Format. Récupérez ensuite le bon Libellé technique de la caractéristique pour laquelle vous souhaitez importer une image / un document
Grâce aux “Libellé technique” dans les caractéristiques Patrimoine de l’Administration, vous pouvez maintenant renseigner la colonne B : “caracteristique - libelleTechnique” dans le fichier Excel d’import des documents / photos.

Attention : la caractéristique doit bien être associée au niveau hiérarchique (et donc à la référence) que vous ciblez.

4) Rendu final du fichier à importer

Voici le rendu final de l'exemple :

Il ne reste plus qu’à compléter l’onglet GetParam (lire l’article) et à enregistrer le fichier Excel.

D/ Télécharger et remplir le fichier d’import pour les “documents composants”

Pour importer des documents / photos au niveau des composants, il faut télécharger le fichier “Documents composants” :

Par rapport à l’import de documents / photos au niveau du patrimoine, 2 autres colonnes sont à compléter :

"composant - libelleTechnique" : Libellé technique du composant. Obligatoire

Vous pouvez récupérer cette information dans : Administration > Paramétrage et menus > Composant.
"composant - referenceComposantGet" : Référence du composant. Obligatoire

Pour récupérer les références des composants en masse, vous pouvez exporter le ou les composants qui vous intéressent dans Administration > Importer des données > Données.

Une fois sur la page d’import, sélectionnez dans “Natures de données” ce qui vous intéresse. Dans l’exemple ci-dessous : les Abris.

Veillez à bien cliquer sur la case “Télécharger le fichier pré-rempli avec toutes les données”. Ceci vous permettre de récupérer les références des composants existants dans votre base.

Dans le fichier obtenu, vous trouverez dans l’onglet du composant les informations qui vous intéressent : la référence du composant (dans le colonne "referenceComposantGet").

Le reste de la complétion du fichier d’import suit la même logique que celle détaillée dans la partie 3 de cet article.

4/ Paramétrer l’onglet GetParam

Petit rappel : n’oubliez pas de paramétrer l’onglet GetParam du fichier Excel qui vous sert à l’import.

Pour plus d’informations sur l’onglet GetParam, rendez-vous dans l’article de FAQ suivant : 5. Importer vos fichiers

E/ Choisir la méthode d’import et réaliser l’import

1. Sélection du fichier d’import

Place à l’import !

Rendez-vous dans : Administration > Importer données et documents > Documents et Photos

Sélectionnez sur votre ordinateur le document que vous souhaitez utiliser pour l’import.

Ceci ce fait au niveau du cadre “Importer données” - “Etape 3 : Sélectionnez le fichier d’import” :

2. Choix de la méthode d’import

L’étape suivante est le choix de la méthode d’import. Deux possibilités se présentent à vous :

"Créer ou Remplacer" : Les documents ayant le même nom seront écrasés, sinon les nouveaux documents seront ajoutés.
"Supprimer puis Créer" : Les documents actuellement présents sur les patrimoines/composants renseignés seront supprimés.

Sélectionnez la méthode adaptée, puis cliquez sur “Lancer l’import”.

Astuce : n'hésitez pas à faire cette manipulation sur votre plateforme de test dans un premier temps.

Notre équipe support est également à votre disposition pour vous aider dans cette tâche.

3. Vérifier le résultat de l’import

Félicitations, votre import a bien été réalisé !

Il ne vous reste plus qu’à vérifier que l’import a bien été réalisé en allant consulter un ou deux patrimoines / composants concernés par l’import.

Par exemple, si les documents n’ont pas été importés, mais que vous n’avez pas eu de message d’erreur au moment d’importer vos éléments, il peut s’agit souvent d’un oubli de configuration de l’onglet GetParam.

Si vous avez des remarques, questions ou problématiques relatives à cette fonctionnalité, n'hésitez pas à contacter le support en créant un ticket en haut à droite de cette page.